PRIVACYBELEID
1 Bedrijfspolitiek inzake vertrouwelijke gegevens
Uit zorg voor uw persoonlijke gegevens en voor onze relatie met de klanten, potentiële klanten en partners zal Soforo bv op een transparante manier met uw persoonsgegevens omgaan. Dit heeft betrekking op uw wettelijke rechten en plichten.
2 Juridisch kader
Dit privacybeleid is onderworpen aan de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Privacywet en/of de Verordening van 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
3 Begrippen
In het onderstaande gegevensverwerkingsbeleid komen de volgende begrippen voor:
• Een persoonsgegeven:
– Elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
– Voorbeelden zijn: naam en voornaam, postadres, mailadres, gsm-nummer, …
• Verwerking:
– Een handeling uitgevoerd op of met persoonlijke gegevens
– Voorbeelden zijn: verzamelen, registreren, opslaan, verwijderen, …
• Verwerkingsverantwoordelijke:
– Een natuurlijke of rechtspersoon die de verwerkingsmiddelen en -doelen bepaalt.
• Onderaannemer:
– Een natuurlijke of rechtspersoon die gegevens verwerkt voor rekening van Soforo bv
4 Onze Reisorganisatie
De maatschappelijke zetel van Soforo bv is gevestigd te Heverlee, Leeuwerikenstraat 30.
5 Verwerkingsverantwoordelijke
Als verwerkingsverantwoordelijke respecteert onze reisorganisatie de wettelijke vereisten inzake de gegevensverwerking voor doeleinden die zijzelf bepaalt. Zij is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van onder andere haar klanten, potentiële klanten of partners.
6 Persoonsgegevens die worden verwerkt
Soforo bv kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van Soforo bv en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier op onze website aan Soforo bv verstrekt. Soforo bv kan de volgende persoonsgegevens verwerken:
• Uw voor- en achternaam
• De naam van uw vereniging of bedrijf
• Uw telefoonnummer
• Uw e-mailadres
• Uw IP-adres
Onze reisorganisatie verwerkt uw gegevens voor verschillende doeleinden. Uw gegevens worden hetzij online (inclusief per e-mail), hetzij offline verzameld. Dit wordt toegepast ongeacht welke de verzamel- of verwerkingsmethode is.
Wij gebruiken ook publieke gegevens of gegevens die we verzamelden bij derden. U kunt ook bepaalde gegevens publiek bekend gemaakt hebben, bijvoorbeeld op sociale media (LinkedIn, Facebook, Instagram, …)
7 In kaart brengen websitebezoek
Op de website van Soforo bv worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op onze website. Soforo bv gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden niet verstrekt aan derden.
7.1 Cookies
Aan de hand van cookies verzamelen wij informatie over uw bezoek en interesses. Op deze manier is het mogelijk om onze inhoud gepersonaliseerd aan te bieden en relevante advertenties te tonen. Omdat uit cookies geen contactgegevens zoals adres, e-mail of telefoonnummer kunnen worden afgeleid, worden cookies niet gebruikt voor direct marketing.
7.2 Google Analytics
Soforo bv maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de AdWords-advertenties van Soforo bv bij Google zoekresultaatpagina’s zijn.
Deze informatie wordt, met inbegrip van het IP-adres van uw computer, overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees hieromtrent het privacybeleid van Google voor meer resultaten.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan Soforo bv te kunnen verstrekken en om informatie over de effectiviteit van haar campagnes te kunnen bieden.
Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Soforo bv heeft hierop geen invloed.
Soforo bv heeft Google geen toestemming gegeven om via Soforo bv verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.
8 Waarom Soforo bv gegevens nodig heeft
Soforo bv verwerkt uw persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk per e-mail te kunnen benaderen indien u:
• een offerte vraagt voor een reis of activiteit te organiseren;
• zich inschrijft voor deelname aan een reis georganiseerd door Soforo bv.
Daarnaast kan Soforo bv uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het uitvoeren van een met u gesloten overeenkomst. Deze gegevens worden gebruikt voor het versturen van offertes, bestellingen, leveringen, verkoopfacturen en eventuele herinneringen.
Voor uw betalingen naar aanleiding van een door ons uitgevoerde overeenkomst en een vlotte administratieve verwerking maken we gebruik van bankrekeningen. Deze helpen om betalingen af te punten ten opzichte van onze verkoopfacturen. Deze rekeningen worden bij de opmaak van de klantenfiche door onze boekhouding verwerkt en opgeslagen op onze centrale computer.
9 Hoe lang Soforo bv uw gegevens bewaart
Soforo bv bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw gegevens worden niet langer dan de duur die de toepasselijke wetgeving voorziet bewaard.
10 Rechtmatig belang
Soforo bv moet kunnen functioneren als onderneming. Het Europees reglement betreffende de bescherming van de persoonsgegevens spreekt van “rechtmatig belang”.
Als commerciële onderneming vormen een aantal rechtmatige belangen de basis van de verwerkingen waarvoor wij instaan. Onze bezorgdheid is het waken over de kwaliteit van onze diensten, terwijl we tegelijk het evenwicht willen bewaren tussen de impact die deze verwerkingen op de privacy kunnen hebben en de rechtmatige belangen van onze onderneming. Als u niettemin bezwaren maakt op bepaalde verwerkingen, kunt u contact met ons opnemen door een bericht te sturen naar privacy@soforo.be.
11 Delen met anderen
Voor de uitvoering van een aantal overeenkomsten doen wij beroep op leveranciers en/of onderaannemers.
Wij zien erop toe enkel de hulp in te roepen van partners die betrouwbaar zijn en een voldoende hoge veiligheidsgraad bieden voor het bijhouden van onze gegevens en de gegevens van onze klanten.
Soforo bv verstrekt uw persoonsgegevens alleen aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wanneer wij in de hoedanigheid van onderaannemer treden, handelen wij volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke die ons gegevens toevertrouwt.
12 Klantenrechten en de uitoefening ervan
12.1 Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar privacy@soforo.be.
Als u dit recht van inzage uitoefent, zullen wij proberen u zo snel mogelijk een zo compleet mogelijk overzicht aangaande uw gegevens te bezorgen.
Op termijn is het ook steeds mogelijk dat er gegevens van u geschrapt worden uit onze bestanden. Evengoed kan het zijn dat bepaalde gegevens die opgeslagen werden op dragers welke een veilige bewaring moesten bieden, mettertijd niet meer terug opgevraagd kunnen worden.
12.2 Recht van verzet tegen een specifiek gebruik
Als u de manier betwist waarop wij uw gegevens in functie van onze rechtmatige belangen verwerken, mag u zich verzetten tegen een specifiek gebruik. Er bestaan echter gevallen waarin wij krachtens een wettelijke tekst een gegeven moeten verwerken.
12.3 Recht om klacht in te dienen
U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Privacy Commissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: commission@privacycommission.be.
Alle verdere informatie hieromtrent vindt u ook terug op www.privacycommission.be
13 Data lekken
Bij de vaststelling van een inbreuk op de beveiliging die, per ongeluk of op onrechtmatige wijze, leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens is Soforo bv verplicht dit binnen 72u te melden bij de Privacy Commissie indien een impact verwacht wordt op de betrokken personen.
Indien er zich een dergelijke inbreuk voordoet bij een onderaannemer waarbij een impact verwacht wordt op de betrokken personen is deze niet enkel verplicht om in hoofde de Privacy Commissie hiervan op de hoogte te brengen maar dient deze ook Soforo bv in de functie van verwerkingsverantwoordelijke te informeren.
14 Beveiligen
Soforo bv neemt de bescherming van uw gegevens serieus en heeft daartoe fysieke en organisatorische beschermingsmaatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Alle gegevens zijn vertrouwelijk. Wij hebben de toegang ertoe beperkt tot onze medewerkers die deze gegevens nodig hebben in het kader van de uitvoering van hun werk. Er geldt voor die laatstgenoemden een geheimhoudingsplicht en ze riskeren tuchtsancties als ze die plicht niet in acht nemen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van de door Soforo bv verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact op met Soforo bv.
Soforo bv is als volgt te bereiken:
Vestigings- en postadres: Leeuwerikenstraat 30, 3001 Heverlee, België
Telefoon: +32(0)475/28.92.23 of +32(0)495/37.95.30
E-mailadres: privacy@soforo.be
Website: www.soforo.be
15 Updates privacybeleid
Dit privacybeleid kan op elk moment door Soforo bv aangepast en geactualiseerd worden. Raadpleeg ons privacybeleid daarom regelmatig.privacy@soforo.be